Merkblatt Bewirtungskosten

Inhalt

I.   Allgemeines

II.   Bewirtungskosten als Betriebsausgaben

1.   Bewirtung von Geschäftsfreunden
2.   Abzugsbeschränkung in Höhe von 70 %
3.   Allgemein betriebliche Veranlassung
4.   Begriff der Bewirtungskosten
5.   Angemessenheit
6.   Nachweis und Aufzeichnungspflichten

III.   Werbungskosten bei Arbeitnehmern

I. Allgemeines
Die Bewirtungskosten stehen im Spannungsfeld zwischen nicht abzugsfähigen Kosten der allgemeinen Lebensführung und betrieblich bzw. beruflich veranlassten Kosten, die als Betriebsausgaben oder Werbungskosten abziehbar sind. Entscheidend für einen Abzug sind insbesondere folgende Kriterien:

die Veranlassung der Bewirtung,
wer bewirtet wird und
ob die Bewirtungskosten angemessenen sind.
Außerdem sind grundsätzlich der Nachweis mittels ord-nungsgemäßer Rechnung sowie eine gesonderte Auf-zeichnung (Ausnahme: Arbeitnehmer) erforderlich.

In vier Schritten lässt sich prüfen, ob bzw. welche Bewir-tungskosten abziehbar sind:

1. Schritt:   Handelt es sich um betrieblich oder beruflich veranlasste Kosten? Nach neuer Rechtspre-chung des Bundesfinanzhofs gilt bei sowohl betrieblich als auch privat veranlassten Kosten nicht mehr vorrangig ein allgemeines steuerli-ches Aufteilungs- und Abzugsverbot. Somit können gemischte Aufwendungen grundsätz-lich aufgeteilt werden. Es stelle sich lediglich die Frage nach einem geeigneten Aufteilungsmaßstab, der ggf. auch im Wege der Schätzung ermittelt werden müsse. Die Folgen dieser Rechtsprechung bleiben abzuwarten.
2. Schritt:   Ist die Bewirtung „geschäftlich“ (z. B. bei Be-wirtung von Geschäftsfreunden) oder „allge-mein betrieblich“ veranlasst (z. B. bei Arbeit-nehmern)? Im ersten Fall dürfen die angemessenen Kosten nur zu 70 % abgezogen werden.
3. Schritt:   Sind die Kosten angemessen? Unangemessen hohe Kosten sind aufzuteilen, in einen nicht angemessenen und damit nicht abziehbaren Teil und in einen angemessenen Teil (vgl. hierzu auch Schritt 2).
4. Schritt:   Wurden die Höhe und die geschäftliche Veran-lassung der Bewirtung ordnungsgemäß nach-gewiesen? Und bei Betriebsausgaben: Wurden die Kosten ordnungsgemäß aufgezeichnet?

II. Bewirtungskosten als Betriebsausgaben

1. Bewirtung von Geschäftsfreunden
Die Bewirtung von Geschäftsfreunden ist geschäftlich und folglich betrieblich veranlasst, wenn sie der Geschäfts¬beziehung dient bzw. eine solche gerade aufgebaut werden soll. Darunter fällt die Bewirtung der folgenden Personen:

Kunden bzw. potenzielle Kunden,
Lieferanten,
Handelsvertreter,
Bewerber,
Besucher des Betriebs im Rahmen der Öffentlichkeits¬arbeit sowie
Berater.

Dazugezählt werden zudem Begleitpersonen, wie z. B. Sekretärin oder Ehegatte. Auch auf den einladenden und teilnehmenden Unternehmer, dessen Arbeitnehmer oder auf seine Familienangehörigen entfallende Kosten können „geschäftlich veranlasst” sein.
Vorsicht ist allerdings geboten bei der Bewirtung von Ge-schäftsfreunden im eigenen Haus/der eigenen Wohnung: Hier überwiegt in den Augen der Finanzverwaltung meis-tens der private Charakter. Nur in ganz seltenen Fällen könnten Sie den Kampf um den Abzug entsprechender Aufwendungen gewinnen, beispielsweise wenn ein auslän-discher Geschäftsfreund eine Bewirtung in Gaststätten nicht gewohnt ist bzw. sein oder Ihr eigener Gesundheits-zustand das nicht erlaubt oder wenn eine geschäftliche Unterredung geheim gehalten werden soll. Hier ist eine entsprechende Beweisführung unumgänglich.
Ähnlich problematisch ist die Bewirtung anlässlich von privaten Ereignissen wie beispielsweise bei Geburtstagen oder Dienstjubiläen. Auch hier tritt nach Ansicht der Finanzverwaltung die private Mitveranlassung derart in den Vordergrund, dass sie die Bewirtungskosten insgesamt nicht zum Abzug zulässt – selbst wenn überwiegend Ge-schäftsfreunde eingeladen sind.
Hinweis: Bei Geschäfts- und Dienstreisen können bei Vorliegen der übrigen (vor allem zeitlichen) Voraussetzun-gen neben den Bewirtungskosten auch die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen geltend gemacht werden.

2. Abzugsbeschränkung in Höhe von 70 %
Bewirtungsaufwendungen aus geschäftlichem Anlass sind nur zu 70 % abziehbar. Die nicht abzugsfähigen 30 % sollen in typisierter Form die private Haushaltsersparnis durch die ohnehin notwendige Nahrungsaufnahme berücksichtigen. Die Beschränkung gilt auch für den bewirtenden Unternehmer selbst, seine Angestellten und die Angehörigen.
Hinweis: Die frühere Beschränkung des Vorsteuerabzugs auf 70 % ist nicht mehr anzuwenden. Die Vorsteuer können Sie damit immer zu 100 % abziehen, auch aus dem ertrag-steuerlich nicht abziehbaren 30 %-Anteil (sofern die Bewirtungskosten angemessen sind, s. u.). Da die Abzugsbeschränkung nur für die Bewirtung aus geschäftlichem Anlass greift, ist die nachfolgende Abgrenzung äußerst wichtig:

3. Bewirtung aus allgemein betrieblicher Veranlassung
Die Bewirtung von eigenen Arbeitnehmern des Betriebs – z. B. bei Betriebsveranstaltungen oder Weihnachtsfeiern – ist nicht „geschäftlich“, sondern „allgemein betrieblich“ veranlasst und daher in voller Höhe abzugsfähig. Hier greift die Abzugsbeschränkung von 70 % nicht. Auch die Kosten für Angehörige von Arbeitnehmern und für Personen, die z. B. zur Gestaltung einer Betriebsfeier beitragen, können unbegrenzt abgezogen werden. Die Bewirtung von fremden Arbeitnehmern, z. B. des Geschäftspartners oder von ge-sellschaftsrechtlich verbundenen Unternehmen, ist aber „geschäftlich veranlasst“ und daher nur zu 70 % abzugs-fähig. Ebenfalls unter die Beschränkung fällt die Bewirtung von freien Mitarbeitern und Handelsvertretern, selbst wenn es sich um betriebsinterne Schulungen handelt.

4. Begriff der Bewirtungskosten
Bewirtungskosten sind vor allem Aufwendungen für

Speisen, Getränke und andere zum sofortigen Verzehr bestimmte Genussmittel (z. B. Tabakwaren), aber auch
Nebenkosten, die zwangsläufig im Zusammenhang mit der Bewirtung anfallen (z. B. Trinkgelder, Garderobengebühren), allerdings keine Übernachtungs- oder Fahrtkosten (hier aber ggf. Betriebsausgaben aus anderen Gründen).

Die Beköstigung muss eindeutig im Vordergrund stehen, was bei Besuchen von Nachtclubs oder eines Varieté nicht der Fall ist. Denn hierbei stehen die Gesamtkosten in einem Missverhältnis zu den Aufwendungen für die Bewirtung.
Hinweis: Aufmerksamkeiten in geringem Umfang als übli-che Geste der Höflichkeit fallen nicht unter den Begriff der Bewirtung. So können z. B. Getränke und Gebäck anläss-lich von Besprechungen uneingeschränkt als Betriebsausgaben abgezogen werden.
Ob eine Aufmerksamkeit vorliegt, richtet sich nicht nach der Höhe der Aufwendungen, sondern nach der Verkehrsauffassung und Üblichkeit. Eine Besonderheit ergibt sich, wenn die kostenfreie Bewirtung in der betriebseigenen Kantine stattfindet: Hier sind die entsprechenden Sach- und Personalkosten prinzipiell auf das Konto „Bewirtung von Geschäftsfreunden“ umzubuchen und nur mit 70 % abziehbar. Aus Vereinfachungsgründen kann pro Bewirtung und pro Person ein Betrag von 15 € angesetzt werden, von dem anteilig 4,50 € nicht ab-zugsfähig sind.
Hinweis. Keine Bewirtung im engeren Sinne sind Produkt- und Warenverköstigungen. Sie stehen in unmittelbarem Zusammenhang mit dem Verkauf der Produkte und sind daher als Werbeaufwand unbegrenzt abziehbare Betriebsausgaben.

5. Angemessenheit
Unangemessene Kosten sind nicht abzugsfähig. Ob und inwieweit Bewirtungsaufwendungen angemessen sind, richtet sich nach den Umständen des Einzelfalls, der all-gemeinen Verkehrsauffassung und den jeweiligen Bran-chenverhältnissen (z. B. Größe des Unternehmens, Umsatz, Gewinn, Bedeutung der Geschäftsbeziehung, Konkurrenz, Großauftrag). Sollte der Bewirtungsaufwand unangemessen sein, kann er gänzlich vom Abzug ausgeschlos-sen sein, wenn er seiner Art nach bereits unangemessen ist (z. B. beim Besuch eines Nachtclubs); ist der Aufwand nur der Höhe nach unangemessen, ist er aufzuteilen.
Dies geschieht wie folgt:

Der unangemessene Anteil ist nicht abziehbar, ein-schließlich der enthaltenen Vorsteuern.
Nur der angemessene Teil ist abzugsfähig, wobei dieser Teil bei der Bewirtung von Geschäftsfreunden um 30 % zu kürzen ist. Die Vorsteuer aus dem angemessenen Teil bleibt zu 100 % abziehbar.

6. Nachweis und Aufzeichnungspflichten
Die Höhe und geschäftliche Veranlassung der Bewirtung sind zeitnah (innerhalb von ca. zehn Tagen, spätestens mit der Monatsbuchhaltung) schriftlich durch folgende Angaben nachzuweisen:

Ort und Tag,
Teilnehmer,
Anlass,
Höhe der Aufwendungen.

Hinweis: Vermeiden Sie Streitigkeiten mit dem Finanzamt und geben Sie den Anlass der Bewirtung konkret und be-weissicher an. Allgemeine Angaben wie z. B. „Kundenpflege”, „Arbeitsessen“ oder „Informationsgespräch” reichen nicht aus.
Bei Bewirtung in einer Gaststätte genügen Angaben zum Anlass und den Teilnehmern; die übrigen Details müssen aus der beizufügenden Rechnung ersichtlich sein. Nicht nur für den ertragsteuerlichen Abzug der Bewirtungskosten, sondern darüber hinaus für den Abzug der darin enthalte-nen Vorsteuern muss die maschinelle und registrierte Rechnung folgende Angaben enthalten:

den vollständigen Namen, die Anschrift der Gaststätte und die dem Gastwirt erteilte Steuernummer oder Um-satzsteuer-Identifikationsnummer,
den Namen und die Anschrift des Leistungsempfängers (Unternehmer),
das Ausstellungsdatum,
die Rechnungsnummer,
Art, Menge bzw. Umfang der Leistungen,
das Entgelt mit Steuersatz und Steuerbetrag sowie
den Tag der Bewirtung.

Bei Kleinbeträgen bis 150 € genügen der vollständige
Name und die Anschrift des Gastwirts, das Ausstellungs¬datum, Art, Menge oder Umfang der Leistungen, das Bruttoentgelt sowie der Steuersatz.
Um den ertragsteuerlichen Abzug der Bewirtungskosten zu sichern, müssen noch folgende Besonderheiten beachtet werden:

Alle verzehrten Speisen und Getränke müssen mit Einzelpreisen detailliert benannt sein (übliche Bezeichnun-gen wie z. B. „Menü“, „Lunch-Buffet“ o. ä. sind dabei ausreichend).
Außerdem müssen alle Teilnehmer der Bewirtung namentlich genannt werden, auch der einladende Unternehmer selbst, teilnehmende Arbeitnehmer sowie Familienangehörige. Die Angabe der Anschriften ist nicht erforderlich, kann vom Finanzamt allerdings angefordert werden. Eine berufliche Schweigepflicht entbindet i. d. R. nicht von der Namensangabe. Eine Ausnahme gilt nur, wenn die Angaben z. B. bei einer großen Personenanzahl nicht zumutbar sind (dann genügt die Zahl und eine Sammelbezeichnung).

Bei einer Bewirtung in den eigenen Betriebsräumen ist ein entsprechender Eigenbeleg nötig.
Neben der Nachweispflicht müssen die Bewirtungsaufwen-dungen auch einzeln und getrennt von den sonstigen Be-triebsausgaben auf einem gesonderten Konto oder in einer getrennten Spalte aufgezeichnet werden. Werden diese strikten Aufzeichnungspflichten nicht eingehalten, kann das Finanzamt die Bewirtungskosten selbst dann streichen, wenn es keine Zweifel an der angemessenen Höhe und betrieblichen bzw. beruflichen Veranlassung der Aufwendungen hat.
Hinweis: Achten Sie akribisch auf die Richtigkeit der Bele-ge, die Sie auch unterschreiben müssen. Ohne den ordnungsgemäßen Nachweis, bei unvollständigen Angaben oder fehlender separater Aufzeichnung streicht der Fiskus den Abzug – ggf. auch nachträglich! Die Angaben können nicht nachgeholt werden.
Es besteht eine allgemeine Aufbewahrungspflicht für die Bewirtungskostenbelege.

III. Werbungskosten
Für Arbeitnehmer gelten für den Werbungskostenabzug die Regelungen für den Betriebsausgabenabzug von Unter-nehmern sinngemäß – mit Ausnahme der gesonderten Aufzeichnungspflicht. Bei Ihnen kommt es auf eine berufliche Veranlassung der Bewirtungskosten an. Dass erfolgsabhängige Einnahmen erzielt werden, ist keine absolute Voraussetzung mehr.
Allerdings entscheidet die Art der Bezüge über die Höhe des Werbungskostenabzugs:

Bei nicht erfolgsabhängigen Bezügen greift die Abzugsbeschränkung von 70 %.
Bewirtet ein Arbeitnehmer mit erfolgsabhängigen Bezügen seine Mitarbeiter, sind die Kosten zu 100 % abzieh-bar. Denn diese Bewirtung ist vergleichbar mit der einer reinen Arbeitnehmerbewirtung eines Unternehmers. Nur 70 % sind allerdings abziehbar, wenn andere Personen als dem Arbeitnehmer unterstellte Mitarbeiter bewirtet werden.

Hinweis: Den 100 %igen Abzug gibt es auch, wenn der Arbeitnehmer nicht selbst als Gastgeber auftritt, sondern sich an den Kosten des Arbeitgebers beteiligt, dieser also der eigentlich Einladende ist (Rechnungsadressierung an diesen). Seinen Kostenanteil kann der Arbeitnehmer dann voll als Werbungskosten geltend machen.

Alle Informationen und Angaben in diesem Mandanten-Merkblatt haben wir nach bestem Wissen zusammengestellt. Sie erfolgen jedoch ohne Gewähr. Diese Information kann eine individuelle Beratung im Einzelfall nicht ersetzen.

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